GENERAL CONDITIONS OF RENTAL OF PROFESSIONAL EQUIPMENT

1. DEFINITIONS :

The "Renter": The OPHTARENT Company, SAS with a share capital of 1,000 euros, having its registered office at 174 Rue de la Belle Etoile - 95700 ROISSY-EN-FRANCE, registered in the Trade and Companies Register of Pontoise under the number 910 436 682, represented by Mr. Remy PHILIPPON acting in his capacity as President.
The Tenant: any contractor of SAS OPHTARENT, signatory of the special conditions (the Contract).
The Material: the movable object(s) of the contract as well as all accessories and everything intended for its/their use within the meaning of Article 1615 of the Civil Code (physical accessories, software, identifiers and passwords allowing the use of the Material, manufacturer's GTCU if applicable) EXCLUDING CONSUMABLES.
The Consumables : Generic term for more or less elaborate objects and substances, consumed at first use or quickly, and which contribute to the processing, manufacturing or exploitation, without entering in the composition of processed or manufactured products.
The Property: in the sense of Article 544 of the Civil Code "the right to enjoy and dispose of things in the most absolute manner", including the material, intellectual and industrial property rights over the Material and its accessories.

2. REQUIREMENTS FOR RENTING

Each Party declares that it has full and complete capacity to commit itself and/or its company within the meaning of Article 1145 of the Civil Code.
OPHTARENT declares that it has full and complete ownership of the Equipment offered for rental.
The contracts of hiring objects of the present are concluded exclusively between professionals, within the meaning of the provisions of the preliminary article 1° and 2° of the code of the consumption.
The Tenant declares that he/she is a professional ophthalmologist and is familiar with the qualities and operation of the rented Equipment.
OPHTARENT may subject the rental to the presentation of documents (KBIS, identity card, insurance certificate) of which a copy may be kept.
OPHTARENT may either request a financial guarantee equivalent to 3 (three) months' rent, to be provided by any means accepted by the Renter, to be returned after payment of the sums due and return of the rented property in good condition (the amount of this guarantee does not limit the financial liability of the Renter, which may be incurred beyond this amount), or dispense with the financial guarantee if the Renter provides an insurance certificate specifically indicating that any damage to or loss of the rented equipment is guaranteed by the said insurance company.

3. DURATION OF THE RENTAL

The rental is for a minimum duration of six months.
The rental takes effect at the time the equipment is made available to the hirer. This date is fixed on the contract or the delivery note. The risk is then transferred to the hirer. The rental and the legal custody shall end upon the complete return of the equipment to OPHTARENT's premises or upon its return to OPHTARENT.

4. PROVISION OF SERVICES

4.1 OPHTARENT cannot be held responsible for delays in the provision or delivery due to any reason beyond its control, such as strikes, force majeure, changes in regulations, epidemics or pandemics leading to delays or cancellations of transport, nor for the consequences thereof, and shall not be liable for any compensation in this respect. The hirer being a professional, it is his responsibility to choose the equipment according to his needs, which he himself has determined beforehand, and to verify that it is adequate. OPHTARENT has no knowledge of his project nor the obligation to verify his choice on the compatibility of the equipment to his project.

4.2 DELIVERY AND INSTALLATION
The Renter shall ensure the delivery and installation of the Equipment on the Tenant's site.
The Tenant agrees to be present on site and to allow access to its premises as well as to provide an environment compatible with the installation of the Equipment (including the necessary space and computer configuration).
The hirer must give the lessor the particular instructions in force on his site. In the absence of reserves on the apparent state of the material formulated in the 4 hours following the delivery, the tenant is considered to have received the material, in conformity with his order, in good apparent state, with the necessary accessories.
For reservations to be admissible, the equipment must not have been used except for functional tests.
Any other use constitutes acceptance without reservation.

4.3 OPHTARENT undertakes to deliver to the renter equipment that complies with the regulations in force in France, in particular concerning the safety and hygiene of workers, in good condition and in good repair, with the necessary accessories, the assembly instructions, the user manual and the safety instructions

4.4 When taking possession of the equipment, the hirer shall check the handing over of these elements and the apparent state of the equipment, in order to make any reservation that he/she deems useful. In the absence of any reservation, the equipment is deemed to have been handed over to the hirer in good apparent condition. A non-apparent defect or a technical complaint can be reported at any time during the rental period and at the latest within 5 days of the finding.

5. CONSUMABLES

Consumables are not included in the rental and are not delivered with the Equipment. It is the responsibility of the Tenant to purchase the Consumables separately and to ensure their compatibility with the rented Equipment.
Consumables are available for purchase on the OPHTAZON website at the current price. https://www.ophtazon.com

6. USAGE

Lending and subletting are forbidden. The hirer certifies that he/she is entitled to use the equipment which he/she undertakes to use himself/herself or by his/her duly trained and authorized personnel.
He must use the equipment reasonably, in accordance with its purpose and the regulations in force, with caution, maintain it in good condition, respect the instructions and notices for use and safety, and distribute them to users.
He is responsible for verifying the nature of the site of use and for respecting the rules governing the public domain and the environment. He is forbidden any modification, development or transformation of the equipment.
Except with the written agreement of the hirer, he can only use the equipment in metropolitan France and Corsica.

7. MAINTENANCE

The renter is obliged to protect the equipment against any deterioration and to proceed regularly to the operations of current maintenance, cleaning, cover of protection.
The renter undertakes to inform OPHTARENT immediately of any anomaly observed on the Material. The costs of repairs resulting from a lack of maintenance shall be borne by the Client.
OPHTARENT provides Preventive Maintenance once a year, by appointment, included in the cost of the rental.

8. TROUBLESHOOTING REPAIRS

The tenant benefits from telephone assistance by contacting OPHTARENT/OPHTAZON on the toll-free number set up or, failing that, on the telephone number : 01 41 51 54 90 .
In the event of damage, breakdown or malfunction, he must immediately stop using the equipment, notify OPHTARENT by telephone and send him written confirmation of the circumstances within 72 hours. Any repair shall only be carried out at OPHTARENT's initiative, the financial cost of which shall be apportioned in accordance with the provisions of Article 7.
OPHTARENT alone shall decide whether or not to repair the Property. An immobilization fee may be charged if the immobilization is not attributable to OPHTARENT.
LE LOCATAIRE NE DOIT EN AUCUN CAS OUVRIR NI DEMONTER LA MACHINE PAR LUI-MEME. //TODO translation to be completed

SOLUTIONS DE REMPLACEMENT A L’APPRECIATION D’OPHTARENT
Si la panne est réparable, OPHTARENT peut prêter un matériel semblable durant un mois maximum, le temps d’effectuer la réparation sur le Matériel d’origine initialement loué.
OPHTARENT peut également proposer une nouvelle machine identique de même modèle et dans ce cas le contrat se poursuit aux mêmes conditions.

Si la réparation est impossible ou nécessite plus d’un mois à compter de la prise en charge de la Panne par OPHTARENT, et qu’aucun Matériel de substitution n’est disponible, OPHTARENT le notifie par LRAR au Locataire avec la programmation du retrait du Matériel lorsque celui-ci est toujours dans les locaux du Locataire.
Dans ce cas, le contrat est résilié de plein droit à réception de ce courrier recommandé et le Locataire est libre de souscrire un nouveau contrat à de nouvelles conditions.

9. RESPONSABILITÉ/ ASSURANCE

Le locataire ne peut employer le matériel à un autre usage que celui auquel il est destiné. Il assume la garde matérielle et juridique du matériel dès mise à disposition et est responsable des dommages causés par et au matériel loué. Toutefois, il ne peut être tenu des conséquences dommageables des vices cachés, dès lors qu'il en apporte la preuve.
Le locataire étant un professionnel, OPHTARENT ne peut être tenu responsable des conséquences directes, indirectes, matérielles ou immatérielles, d'un dysfonctionnement ou d'un arrêt du bien loué qui ne serait pas dû à un vice prouvé existant au moment de la mise à disposition. En tout état de cause, sa responsabilité demeure limitée au préjudice matériel direct subi par le locataire, et dans la limite du montant de la location du matériel en cause, sauf en cas de dommages corporels ou de faute lourde et dolosive d’OPHTARENT.
En aucun cas, OPHTARENT ne pourra être tenu responsable au titre du matériel ou de son utilisation pour tous préjudices indirects et/ou immatériels en résultant, notamment pertes d’exploitation, de bénéfice commercial, engagement du Locataire envers des tiers.
Le Locataire s’engage à assurer le Matériel loué à ses frais.
Le Locataire doit être titulaire d'une assurance responsabilité civile entreprise pour couvrir tant les dommages causés aux tiers par le matériel que les dommages causés au matériel loué lui-même.
Le locataire doit couvrir sa responsabilité en contractant lui-même une assurance "casse et vol".
Le locataire est responsable de l’utilisation du bien loué et des dommages subis par ce bien.
Il assume la charge des conséquences financières des sinistres survenus pendant sa location. En cas de perte totale ou de vol, la valeur de référence est la "Valeur Résiduelle" définie ainsi : valeur de remplacement par un matériel neuf au jour du sinistre selon prix public du fournisseur déduction faite d'une vétusté de 1 % par mois et plafonnée à 50%.
Le locataire est responsable des infractions commises par lui ou ses préposés.

10. DÉCLARATION EN CAS DE SINISTRE

En cas d'incident, le locataire doit informer OPHTARENT dès connaissance de l'incident et lui transmettre sa déclaration de sinistre par écrit dans les 5 jours. Il doit mentionner date, lieu, circonstances, nom, adresse et qualification de l'utilisateur, des victimes, des témoins, si des agents de l'autorité sont intervenus, le lieu où les dommages peuvent être constatés. Il doit permettre à OPHTARENT l'accès au matériel.
En cas de vol, il doit faire auprès des autorités une déclaration mentionnant l'identification du matériel, la date et les circonstances du vol et transmettre les originaux à OPHTARENT sans délai. Il doit transmettre à OPHTARENT dès réception toute réclamation, convocation, pièce de procédure et lui communiquer tout document sans délai sur simple demande.

11. PRIX DE LOCATION ET MODALITES DE PAIEMENT

Le Prix de la location varie selon le type de Machine objet de la location et inclue les couts d’installation, maintenance, désinstallation et retrait prévisibles.
Le montant de la location fait l’objet d’un devis préalable.
Le prix de location est fixé par unité de temps au mois ou au trimestre selon tarif déterminé lors de la commande.
Le contrat indique l'unité de temps retenue. A défaut, l'unité de temps est le trimestre, depuis le jour d’installation. Tout trimestre commencé est du.
Le Paiement se fait par PRELEVEMENT TRIMESTRIEL au moyen d’un MANDAT SEPA qui doit être rempli et signé au jour de la signature du contrat.
La facture est payable au comptant, sauf délai de paiement précisé aux conditions particulières. Toute somme non payée à échéance entraîne de plein droit le paiement de pénalités de retard au taux égal à 3 fois le taux d'intérêt légal en vigueur, ainsi que la déchéance de tous délais de paiement. Le locataire professionnel est redevable, en sus, d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €, et, après mise en demeure restée 8 jours sans effet, d'une pénalité forfaitaire égale à 15% de la somme impayée à titre de dommages et intérêts.

12. RESTITUTION – FIN DU CONTRAT

Au-delà de la durée de location convenue – minimum six mois (cf.article 3 des présentes CGL) – et si le Locataire entend mettre fin au contrat de location, le Locataire doit informer le Loueur par Lettre recommandée avec accusé de réception ou email avec accusé de réception et de lecture, en respectant un préavis de trois mois, sauf meilleur accord.
Si durant le préavis la machine est relouée par OPHTARENT avant l’expiration des trois mois, OPHTARENT peut rembourser au Locataire le delta tenant compte de la durée restant à courir entre le jour de la relocation et l’expiration du préavis.
Aux fins de reprise par OPHTARENT, le locataire doit l’informer par écrit de la disponibilité du matériel en précisant le lieu où il se trouve. Le matériel doit être accessible pour OPHTARENT. En cas d’utilisation sur un site à risque (amiante, nucléaire, pétrochimie, pollué, maritime…), le locataire doit décontaminer le matériel et le mettre à disposition du loueur en dehors de la zone de risque. Le locataire reste tenu de toutes les obligations découlant du contrat jusqu'à récupération effective du matériel par OPHTARENT. Le matériel n’est considéré restitué et la garde juridique transférée à OPHTARENT qu'après remise du bon de retour signé d’OPHTARENT.
Le locataire doit rendre le matériel en bon état, avec tous les accessoires et équipements. A la restitution, un bon de retour précisant date de restitution et état apparent du matériel est établi, sous réserve des dégâts non apparents.
En cas de reprise par OPHTARENT en l'absence du locataire, un courrier mentionnant les éventuels dégâts apparents est envoyé au locataire, qui dispose de 5 jours pour faire état de ses observations par écrit ou en venant en agence. OPHTARENT se réserve un délai de 5 jours ouvrables après restitution pour signifier les dégradations du matériel non apparentes à la restitution.
En cas de vol ou perte, le contrat et la facturation de location ne prennent fin qu’à réception par OPHTARENT de la déclaration du locataire auprès des autorités.
En cas de non restitution au terme convenu, une indemnité de 50% du loyer mensuel, proratisée par jour de retard, sera facturée en sus du prix normal de la location.
Les équipements, accessoires, éléments démontables ou pièces détachées non restitués sont facturés au prix de remplacement.

Le locataire s’engage à faire procéder par le fabricant du matériel loué à l’extraction de ses données de l’ensemble des matériels loués, incluant les logiciels livrés avec le matériel.
OPHTARENT ne procèdera à aucune récupération de données à caractère personnel ou non.
Comme indiqué à l’article 16 des présentes, OPHTARENT procède à l’effacement de toutes les données contenues dans le ou les matériels loués, dès qu’elle les récupère dans ses locaux.

13. ÉVICTION DU LOUEUR

Le locataire s'interdit d'enlever ou modifier les plaques de propriété ou inscriptions apposées sur le matériel. Il s’interdit de consentir au profit de quiconque un droit sur le matériel loué.

14. CLAUSE RÉSOLUTOIRE

En cas d'inexécution par le locataire d'une obligation à sa charge, notamment non-restitution du matériel ou défaut de paiement à l'échéance, le contrat peut être résilié de plein droit par OPHTARENT aux torts du locataire 15 JOURS après mise en demeure par lettre recommandée restée infructueuse. OPHTARENT exige alors la restitution immédiate du matériel sans préjudice des sommes dues au titre de la location échue, sous peine des sanctions prévues art 12 ou d'application d'une indemnité journalière égale au loyer journalier, et de plainte au titre de l’article 314-1 du code pénal. Le locataire reste en tout état de cause responsable du matériel et en devient dépositaire au sens de l'Art 1915 C Civ. Il n'a ni le droit de s'en servir, ni d'en disposer.
En cas de résiliation anticipée d'un contrat comportant un prix forfaitaire fixé en fonction d'une durée incompressible de location, OPHTARENT perçoit une indemnité égale à la totalité du loyer restant à courir ou révise le prix initialement indiqué en fonction de la durée effective de location, selon le montant le moins onéreux pour le locataire.

15. IMPREVISION ET FORCE MAJEURE

Dans la mesure où chaque location constitue un seul contrat et que la location est prévue pour une durée déterminée, Le Vendeur et l’Acquéreur excluent expressément le régime légal de l'imprévision prévu à l'article 1195 du Code civil et renoncent chacun à se prévaloir de ces dispositions, sauf si la durée de location excède trois ans.

De convention expresse, constituent un cas de force majeure, la guerre, les grèves, l'interruption des transports, la pénurie de matériel et de matières premières, les catastrophes naturelles les conflits du travail, mobilisation, réquisition, embargo, interdiction de transfert de devises, insurrection, manque général d'approvisionnements, restrictions d'emploi d'énergie et tous les cas de force majeure tels que retenus par les Tribunaux français. La Partie constatant l’évènement devra sans délai informer l’autre Partie de son impossibilité à exécuter sa prestation et s’en justifier auprès de celle-ci. La suspension des obligations ne pourra en aucun cas être une cause de responsabilité pour non-exécution de l’obligation en cause, ni induire le versement de dommages et intérêts ou pénalités de retard.
L’exécution de l’obligation est suspendue pendant toute la durée de la force majeure ou de l’un des évènements ci-dessus rappelé, si cette durée est temporaire et ne dépasse pas une durée d’un mois (1). Par conséquent, dès la disparition de la cause de la suspension de leurs obligations réciproques, les Parties feront tous leurs efforts pour reprendre le plus rapidement possible l’exécution normale de leurs obligations contractuelles. A cet effet, la Partie empêchée avertira l’autre de la reprise de son obligation par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou tout acte extrajudiciaire.
Pendant cette situation, les Parties conviennent que les frais engendrés par la situation seront répartis par moitié, sauf s’il s’agit de frais relatifs au transport qui restent à la charge du locataire dans tous les cas.

16. CONFIDENTIALITÉ et PROTECTION DES DONNEES

Les Parties s’engagent à ne pas, sans l'accord écrit de la Partie concernée, communiquer ou transférer à des tiers, le présent contrat ou les informations qui y sont contenues, ou utiliser de telles informations à des fins autres que l'objet du contrat.
Chaque Partie s’engage à respecter et faire respecter par ses préposés et sous-traitants l’ensemble des dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée transposant le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 portant sur la protection des données personnelles.
Les notions de « données à caractère personnel », « responsable de traitement », « sous-traitant », et de « traitement » revêtent la même signification que celle qui leur est conférée par l’article 4 du règlement européen de protection des données personnelles 2016/679.
Chaque partie déclare accepter la collecte, le traitement et la conservation des données à caractère personnel la concernant, par l’autre partie, en ce qu’elles sont nécessaires à l’exécution du présent contrat.
Lors des opérations d’assistance et de maintenance effectuées par OPHTARENT, OPHTARENT est susceptible d’avoir accès à des données personnelles concernant les salariés et/ou les patients du Locataire. OPHTARENT, en tant que prestataire du locataire a la qualité de « sous-traitant » au sens de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 précitée.

Dans cette hypothèse : OPHTARENT s’engage à mettre en œuvre de mesures de sécurité techniques et organisationnelles conformes à l’état de l’art et à la sensibilité des données traitées.
Les données personnelles traitées pourront notamment comprendre :
- des données d’identification,
- des données de contact professionnelles et/ ou personnelles,
- des données liées à l’activité,
- données de communication,
- des données de santé,
- photographies,
- vidéos.
En qualité de commanditaire des prestations objets du contrat liant les parties, le Locataire est responsable des traitements mis en œuvre par OPHTARENT pour son compte.
OPHTARENT s’engage à ne traiter les données personnelles du locataire que dans le cadre strict de l’exécution du contrat. Le locataire, quant à lui, s’engage à n’effectuer que des traitements licites de données personnelles.
OPHTARENT peut faire appel à un sous-traitant ultérieur pour mener des activités de traitement spécifiques. Il s’assure dans ce cas que son sous-traitant présente les garanties suffisantes de conformité à la règlementation sur la protection des données précitée.
L’activité de sous-traitance d’OPHTARENT et de ses éventuels sous-traitants ultérieurs prendra fin à l’issue du contrat liant les parties aux présentes, sauf obligation légale.
Dans le cas où OPHTARENT détiendrait des données personnelles du Locataire, OPHTARENT s’engage à :
- Déployer des mesures techniques et organisationnelles conformes à l’état de l’art et à la sensibilité des informations afin d’assurer l’intégrité, la sécurité, la confidentialité, la traçabilité et la disponibilité des données personnelles visées par les présentes,
- Supprimer au terme de la relation contractuelle, les données personnelles au Locataire et les éventuelles copies de son système d’information sans coût additionnel à l’égard du Locataire. En aucun cas OPHTARENT n’est responsable de la sauvegarde des données à l’issue du contrat. Il appartient au Locataire de procéder comme il est dit au §12.2 des présentes.
- Aider le Locataire à donner suite aux demandes des personnes concernées par les traitements visés aux présentes et transmettre au Locataire les demandes desdites personnes qui lui auraient été directement adressées dans les plus brefs délais et au plus tard dans un délais de cinq (5) jours ouvrables,
- assister et coopérer avec le Locataire dans la réalisation d’une analyse d’impact ainsi que pour répondre à toute demande ou réquisition d’une ou plusieurs autorité européenne de contrôle,
- informer, dans les plus brefs délais, le Locataire de toute violation de données personnelles intervenue ou soupçonnée et, des mesures adoptées en conséquence,
- Ne pas transférer de données personnelles du Locataire hors de l’Union européenne sans l’accord écrit et préalable de celui-ci. Un tel transfert devra être encadré par une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types édictées par les autorités compétentes ou, par toute autre garantie prévue par la réglementation européenne ou la loi informatique et libertés 78-17 modifiée.
La personne physique concernée par les traitements dispose d’un droit d’information, d’accès, de rectification, d’opposition, de limitation et d’effacement qu’elle peut exercer à tout moment par courrier électronique à l’adresse contact@ophtazon.com , ou par voie postale à OPHTARENT - 174 rue de la belle étoile, 95700 Roissy en France. Toute demande doit être accompagnée d’un justificatif d’identité en vue de préserver la confidentialité des informations.
L’organisme de contrôle de ces obligations en France est la CNIL 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, auprès de laquelle la personne concernée dispose d’un droit de réclamation.

17. INDEPENDANCE ET DIVISIBILITE

Le contrat de location est indépendant de tout autre contrat de prestation ou de location conclu ou à conclure.
Si une ou plusieurs stipulations des présentes et/ou du contrat (conditions particulières) étaient tenues pour nulles ou déclarées telles en application d’une disposition législative ou réglementaire ou à la suite d’une décision judiciaire définitive, les autres stipulations des présentes et/ou du contrat garderaient toute leur force et leur portée, et le Contrat sera interprété et exécuté de façon à donner effet à l'intention des Parties telle qu'exprimée à l'origine.

18. RECLAMATIONS

En cas de litige, le Locataire peut adresser une réclamation au service client de OPHTARENT 174 rue de la belle étoile, 95700 Roissy en France.

19. COMPETENCE ET ATTRIBUTION DE JURIDICTION

La Loi régissant le Contrat est la loi française. Tout différend impliquant un consommateur sera soumis aux règles légales de compétence. Tout différend impliquant un professionnel sera tranché par le tribunal de commerce de Paris auquel les parties attribuent une compétence exclusive même en cas de référé, d’appel en garantie ou de pluralité de défendeurs.